Tietosuoja

Tietosuojaseloste

Rekisteri: Kymen Vesi Oy:n asiakasrekisteri

Rekisterin pitäjä: Kymen Vesi Oy, y-tunnus 2081160-1

asiakaspalvelu, puh. (05) 234 8111 laskutus(a)kymenvesi.fi ja info(a)kymenvesi.fi

Mihin tarkoituksiin ja miten keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi

Henkilötietojasi käytämme vedenmyynnin, jäteveden vastaanoton ja huleveden poisjohtamiseen liittyvään dokumentointiin. Kaikki meille jätetyt asiakaspalautteet dokumentoidaan. Toisin sanoen, keräämme henkilötietojasi tarjoamiemme palveluiden asiakassuhteen koko elinkaaren ylläpitoon ja asiakassuhteen kehittämiseen.

Käytämme tietojasi mm. palveluiden tuottamiseen ja laskutukseen, asiakasviestintään ja viranomaismääräyksiin tai ohjeisiin perustuvien säilytys-, raportointi ja kyselyvelvoitteiden hoitamiseen. Voimme lähettää sinulle tiedotteita hinnoittelustamme ja muutoksista toiminnassamme tai häiriöistä ja katkoksista veden tai jäteveden jakelussa. Asiakastiedottamisen välineitä ovat paperiset ja sähköiset tiedotteet sekä tekstiviestit.

Henkilötietojen käsittelyn oikeutusperusteina ovat vesihuoltoon liittyvien lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen, sopimussuhde tai työtilaus.

Mistä tietoja säännönmukaisesti hankitaan

Saamme tietojasi pääsääntöisesti suoraan sinulta. Tiedot voivat olla palvelujen käytöstä havainnoituja ja johdettuja. Vedenkulutustietoja saamme etäluettaviin vesimittareihin siirtymisen jälkeen myös suoraan tiedonsiirtona vesimittareilta. Lisäksi voimme hankkia tietoja viranomaisten pitämistä rekistereistä, esimerkiksi luottotieto- ja asiakashäiriö- sekä puhelinnumerorekisteristä:

  • Postin ja Väestörekisterikeskuksen julkiset osoitepalvelut
  • Puhelinnumerorekisterit
  • Väestörekisterikeskuksen ja paikallisen maistraatin ylläpitämät henkilötiedot.
  • Suomen Asiakastieto Oy:ltä maksuhäiriötiedot lain sallimissa rajoissa.

Ketkä käsittelevät henkilötietojasi

Tietojasi käsittelevät Kymen vedellä vain ne, jotka tarvitsevat tietojasi tehdäkseen ja laskuttaakseen tilaamasi työn, palvelun tai ylläpitääksesi asiakassuhdettasi koskevia tietojasi yhteydenottohetkelläsi. Lisäksi tietojasi voivat luottamuksellisesti käsitellä ne palveluntarjoajat, joille Kymen Vesi on ulkoistanut jonkin toiminnon.

Mitä tietoja keräämme sinusta

Henkilötietojasi kerätään sinulta tehdessäsi liittymissopimuksen tai käyttösopimuksen tullessasi asiakkaaksemme, tuotteiden ja palveluiden myynnin ja käytön yhteydessä, markkinointikampanjoiden tai tutkimusten yhteydessä sekä muutoin asioidessasi kanssamme.

Keräämme sinusta vain kyseessä olevan tuotteen ja palvelun käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. Annat meille tietoja esimerkiksi päivittäessäsi yhteystietoja sähköisten palvelukanavien kautta, osallistumalla kyselyihin tai kampanjoihin ja vastaamalla kysymyksiin tarjoamiemme palveluiden yhteydessä. Sähköisesti allekirjoitetuissa vesisopimuksissa saamme henkilötunnustiedon xml-aineiston mukana.

Saamme tietoa myös havainnoimalla sitä, miten käytät palveluitamme. Vedenkulutustiedot saamme joko suoraan sinulta tai tiedonsiirtona etäluettavasta vesimittarista. Antamasi asiakaspalautteet dokumentoidaan, jotta voimme korjata havaitsemasi epäkohdat.

Rekisterin tietosisältö

Asiakkuustiedot: perustiedot, palvelutiedot, laskutustiedot, perintätiedot

  • Etu- ja sukunimet
  • Henkilötunnus tai y-tunnus
  • Osoitetiedot
  • Yhteyspuhelinnumero
  • Tiedottamisen puhelinnumerot
  • Yhteyssähköpostiosoite
  • Kansalaisuus, asiointikieli
  • Suoramarkkinointikiellot ja – suostumukset
  • Mahdollisen toisen käyttäjän nimi- ja osoitetiedot
  • Asiakkaan antamat muut lisätiedot
  • Asiakashistoria (esim. yhteydenotot asiakkaaseen/asiakkaalta, palvelumuutokset)
  • Palvelun toimitustiedot ja sopimustiedot (kohde, toimituspäivä, liittymät, muut palvelut)
  • Asiakassuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärät
  • Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • Käyttöpaikkaa ja vesimittaria koskevat tiedot
  • Jakelu- ja yhteyshenkilötiedot
  • Laskutustiedot, velkajärjestely, perintä, konkurssi, kuolinpäivä
  • Muu asiakassuhteen hoidon kannalta merkittävä tieto

Miten käytämme evästeitä

Lue käyttämistämme evästeistä.

Mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan

Luovutamme tietojasi yhtiön sisällä ja yhteistyökumppaneillemme palveluiden tuottamista, asiakaspalvelua, asiakassuhteen hoitamista ja markkinointia varten. Verkostoon liittymisen yhteydessä tietoja luovutetaan niille tahoille, jotka niitä tarvitsevat liittymisprosessin aikaansaamiseksi, esimerkiksi suunnittelijoille ja urakoitsijoille.

Käytämme alihankkijoita palvelujen tuottamisessa ja luovutamme henkilötietoja muun muassa perintätoimistoille ja tulostuspalveluun. Erillisestä vaatimuksesta tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille ja poliisille, siltä osin kuin tiedot ovat tarpeen lakiperusteisen tehtävän suorittamiseksi.

Tietojasi voidaan tietosuoja-asetuksen sallimissa rajoissa siirtää yhteistyökumppaneidemme toimesta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Sinun oikeutesi asiakkaanamme

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tiedot, vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua ja rekisterissä olevan käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeettoman tai vanhentuneen tiedon poistoa. Sinulla on oikeus myös kieltää tietojesi käyttäminen suoramarkkinointiin sekä markkinatutkimuksiin ja mielipidekyselyihin ottamalla yhteyttä Kymen Vesi Oy:n asiakaspalveluun.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Käsittelemme henkilötietojasi huolellisesti ja luottamuksellisesti. Teemme riskikartoituksia ja korjaamme tarvittaessa toimintatapojamme, hyödynnämme salaustekniikoita, huomioimme laitetilojen turvalllisuuden, käytämme sähköistä kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Rajoitamme käyttö- ja kulkuoikeuksilla tietoihin pääsyn niille, jotka tarvitsevat sitä työtehtävien hoitamiseen ja kouluttamme henkilöstöä turvalliseen tietojen käsittelyyn.

Tietoturvaloukkaukset

Mikäli tietomme toimistamme huolimatta joutuisivat tietoturvaloukkauksen kohteeksi, kerromme niistä ja toimimme tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Miten kauan säilytämme tietojasi

Säilytämme tietojasi koko asiakassuhteen keston ajan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta, esim. lakiin perustuvasta velvoitteesta tiedon säilyttämiseksi.

Pyrimme pitämään asiakasrekisterissämme olevat tiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla mahdollisuuksien mukaan tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Pyydämme myös sinua huolehtimaan asiakassuhteesi tietojen päivittämisestä.

Voit lähettää kysymyksesi tietosuojasta ja asiakastiedoistasi osoitteeseen: info(a)kymenvesi.fi

Henkilötietojen säilytysajat

Kymen Vesi Oy säilyttää henkilötietojasi rekisterissään niin kauan kuin yhtiön toiminnalliset tarpeet, arkistointisäännökset, yhtiötä sitovat muut velvoitteet tai kirjanpitolaki edellyttävät. Tiedot säilytetään pysyvästi silloin, kun tietojen poistaminen johtaisi kiinteistön kannalta olennaisen tiedon häviämiseen.

Pysyvästi säilytettävät tiedot

Seuraavat tiedot säilytetään kiinteistötietokannan eheyden takaamiseksi pysyvästi arkistossa, tietojärjestelmissä ja/tai verkkolevyllä:

  • Liittymissopimus ja sen liitteet ja niiden sisältämät henkilötiedot
  • Liitoslausuntohakemukset ja -lausunnot, liittymismaksulaskelmat ja niiden sisältämät henkilötiedot
  • Vapautushakemukset, -lausunnot ja -päätökset ja niiden sisältämät henkilötiedot
  • Maanomistajien sijoitusluvat ja niiden sisältämät henkilötiedot
  • Pdf-muotoon tallennetut sähköpostiviestit siltä osin, kun ne koskevat sellaisia tietoja, jotka ovat kiinteistön kannalta tarkoituksenmukaisia tallentaa

Järjestelmäkehityksen myötä selvitämme mahdollisuuksia henkilötietojen anonymisointiin.

10-vuotta säilytettävät tiedot

Muilta osin henkilötietoja säilytetään 10 vuotta sopimuksen päättymisestä lukien asiakkaan sekä yhtiön oikeusturvan varmistamiseksi (Kymen Vesi Oy:n yleiset toimitusehdot, kohta 6.3).

10-vuotta tapahtumavuoden päättymisen jälkeen säilytettäviä tietoja ovat:

  • Laskuarkisto, työlaskutusaineisto
  • Maksusuoritusaineisto
  • Perintäaineisto
  • Vesiliittymien sulkulistat
  • Muut vastaavat asiakirjat, kuten maksumääräykset ja niihin liittyvä kirjanpitoaineisto, vahinkoilmoitukset, asiakaspalautteet sekä muut asiakkaiden yhteydenotot.

Lyhyemmän säilytysajan tiedot

Lyhyempiä säilytysaikoja noudatetaan mm. seuraavien henkilötietojen osalta:

  • Toimipisteiden kameravalvonnan keräämät tiedot säilytetään 30 vuorokautta
  • Tiedot, joita tarvitaan vain väliaikaista tarkoitusta varten, poistetaan kohtuullisessa ajassa sen jälkeen, kun tarve on poistunut (kuten vesimittarinvaihtolistat, asiakaskirjeiden postituslistat, työhakemukset, tapahtumien osallistumislistat).
  • Nettisivujen kautta meille lähetettyjen lomakkeiden tiedot poistetaan kaksi kertaa vuodessa, kesä- ja joulukuussa. Poistoajankohtana kaikki yli 90 päivää vanhat lomakkeet poistetaan.